從簽約到裝潢［辦公室搬遷流程及注意事項全收錄］

去年才經歷自己兩人二貓的舉家搬遷，這回又要幫公司策劃，相形之下辦公室搬遷的雜事倍增，趁著記憶猶新紀錄一下。

新辦公室簽約

一般來說簽約會收一租二押（第一個月租金跟兩個月押金），實際上第一個月裝潢期免租所以是從第二個月起算，裝潢期只要繳管理費、水電費，老闆都會希望能在期間盡快完成搬遷，所以簽完約就是緊鑼密鼓地找廠商丈量。

簽約後和屋主拿到「房屋稅單」，就可以開始申請公司地址變更，請事務所代辦的話，費用為9,000左右。有了新的變更登記，才方便辦理其它服務的移機、移址。

★這次我們舊辦公室結束的時間比較趕，所以是在兩週內裝潢、搬遷完畢，時間上比較緊迫，而且要考量大樓的一些施工規定。若工程較浩大，管委會甚至會要求收取裝潢保證金，還好我們這次都屬於輕裝潢，省下了二十萬保證金跟麻煩的流程。

新辦公室裝潢順序

這次辦公室只是輕裝修，也沒有經費找設計師，所以自己充當設計師的角色，從丈量到設計圖規劃，都用homestyler搞定。有了設計圖的概念再找工程廠商丈量有助溝通，施工順序：油漆>地板>OA家具>水電>窗簾>招牌，所有施工項目建議先向大樓管委知會，通常味道重的、聲音大的都只能假日施工。

★空屋的狀態先油漆是最好，尤其是有些天花板會用到噴漆，可以省很多保護工程。

★大部分傢俱定位後再請水電拉線路、補插座、門禁設定等。窗簾最後上，避免被其他工程用髒。

新辦公室其他準備事項

輸出物重製

信封、名片、招牌等輸出物重製。

辦理移機、移址

1.電話、網路，優先辦理移機。
2.飲水機、其他辦公設備，提前預約安裝時間。
3.銀行、電信、其他服務帳單變更，新地址的變登記證下來才能辦。

喬遷活動

1.喬遷開幕茶會
2.開市拜拜

舊辦公室準備事項

水電

舊辦公室水電申請結算、新辦公室辦理過戶，須先將水表、電表拍起來，再到臨櫃辦理。如果有辦理銀行的自動扣繳，最好在期滿兩個月前先辦理終止（因為生效日通常要45天以上）。

廢棄物

若有和屋主約定好會原屋況交屋，就要安排拆除工程時間、此時可將辦公廢棄物一起清運（因為許多辦公室廢棄物是不能直接給環保局回收的）。

閒置家具

還完好的家具丟掉可惜，除了問附近鄰居之外，最方便的還是PO上網，只要價錢合宜，FB社團很容易找到買主，或是PTT的Give版贈與給需要的人。

搬遷準備

事前作業

1.找專業的搬家公司，並索取專用紙箱。
2.確認搬運路線、時程。
3.向大樓報備時間、申請專用電梯及電梯動線防護作業。

物品整理打包

1.公用物品分類打包，趁此機會斷捨離，該淘汰的辦公設備集中起來等垃圾清運。
2.員工個人物品打包，在箱子上備註姓名。
3.垃圾分類，至少分三類：紙類、回收、辦公廢棄物。千萬不要全部丟一袋，垃圾回收車會拒收喔。

人力分配

1.舊辦公室需要有人清點搬運物品，新辦公室需要有人接應，指揮定位處。
2.最好還可以有人力安排跟車，除了指揮動線、還可以監督搬運過程，若有碰撞或毀損能即時發現、處理。
3.安排清潔人員處理舊辦公室的垃圾分類，新辦公室的環境清潔。

辦公室搬遷的過程，瑣事比較多，事前做好計畫、時間分配，就能臨危不亂。當然，如果公司上下同事能團結合作、互相幫忙，就能事半功倍，早日搬進新環境上班。